Odstranění manuální rutiny: 3 reálné procesy, které si zautomatizujete svépomocí

Mluvit o efektivitě a digitalizaci v teoretické rovině je hezké. Jak to ale vypadá, když se podíváme do běžného pracovního dne? Ve většině středních firem najdeme stejné vzorce – úkoly, které sice nejsou složité, ale berou velké množství drahocenného času.

Rozhodli jsme se demystifikovat tvorbu automatizací. Vybrali jsme 3 reálné scénáře z praxe, které firmám zachraňují nejvíce hodin. Ukážeme vám, že díky vizuální umělé inteligenci nepotřebujete složité programování ani napojení přes API. Stačí, když robotovi postup jednou ukážete.

1. Zpracování přijatých faktur

Problém: Na e-mail faktury@firma.cz dorazí PDF. Někdo ho musí stáhnout, otevřít účetní systém a ručně do něj přepsat částku, IČO dodavatele a datum splatnosti.

Časová ztráta: Cca 3–5 minut na jednu fakturu. Při stovkách faktur měsíčně jsou to dny ztracené pouhým přepisováním.

Jak vypadá řešení Aiviro: V naší aplikaci robota jednoduše naučíte, kam se má dívat.

• Robot „hlídá“ e-mailovou schránku.
• Jakmile dorazí PDF, robot podle vašeho zadání přesně rozpozná a vytěží klíčová data.
• Následně otevře účetní systém a připraví pro vás přesný záznam bez rizika překlepů.

Výsledek: Účetní má proces stále plně pod kontrolou – pouze jedním kliknutím zkontroluje a schválí hotový záznam k proplacení.

2. Rozesílání upomínek za nezaplacené faktury

Problém: Hlídání cashflow. Pracovník účtárny musí pravidelně otevírat účetní systém, filtrovat faktury po splatnosti, dohledávat kontakty na dlužníky a ručně jim vypisovat e-maily s prosbou o úhradu.

Časová ztráta: Hodiny nepříjemné administrativy týdně, zbytečně prodlužovaná doba splatnosti a zhoršené cashflow.

Jak vypadá řešení Aiviro: Robota naučíte rutinní kontrolu podle data.

• Robot si najde neuhrazené faktury po splatnosti v účetním systému.
• Automaticky si otevře e-mailového klienta a vytvoří novou zprávu.
• Na základě předpřipravené šablony rozešle upomínky na e-maily konkrétních klientů a přidá do přílohy kopii původní faktury.

Výsledek: Upomínky odcházejí včas, cashflow firmy se zlepšuje a účtárna se zbaví nepopulárního úkolu.

3. Přepisování dat mezi systémy „bez API“ (např. Excel do ERP)

Problém: Dostáváte pravidelné podklady v Excelu (např. docházku z externího systému, reporty z výroby nebo objednávky) a protože starší systémy (např. Helios a další ERP) spolu často neumí komunikovat přímo, musí pracovník sedět a tabulku řádek po řádku ručně „překlikávat“.

Časová ztráta: Desítky minut denně čisté copy-paste operativy s obrovským rizikem chyb a překlepů.

Jak vypadá řešení Aiviro: Tohle je ideální úkol pro Aiviro robota, který vidí obrazovku stejně jako člověk.

• Robot vizuálně „přečte“ zdrojovou tabulku v Excelu.
• Přesune se do vašeho podnikového systému a do příslušných kolonek nakliká a vepíše požadovaná data.
• Vše uloží a na konci procesu vám pošle report o dokončení.

Výsledek: Odstranění chybovosti z přepisování a propojení systémů, o kterých vám IT oddělení tvrdilo, že „propojit nejdou“.

Automatizace není jen pro vývojáře

Tyto tři scénáře jsou jen špičkou ledovce. Záměrně jsme je vybrali proto, abychom ukázali, že k úspoře desítek hodin měsíčně nepotřebujete složité IT integrace. Stačí vám nástroj, který „vidí a kliká“ jako vy, a trocha odhodlání zkusit věci jinak.

👉 Chcete vidět, jak snadno se robot učí ovládat rutinní firemní procesy? Zveme vás na bleskovou živou ukázku 21. července. Ukážeme vám naši aplikaci a naživo před vámi naučíme robota pracovat na konkrétním procesu krok za krokem. Uvidíte na vlastní oči, že k tvorbě vlastních automatizací opravdu nepotřebujete programátora a můžete si je u nás tvořit svépomocí.

👉 Zajistit si místo na bezplatném webináři můžete zde

👉 Podívejte se na naše předchozí webináře