· Barbora Isteníková Případové studie · 2 min read
INTERPAP Office: Zpracování došlých objednávek
Případová studie INTERPAP Office ukazuje nasazení digitálního kolegy do rutinního překlikávání denních objednávek z e-shopu od VIP zákazníků, které navýšilo produktivitu a objevilo nové nedostatky.
INTERPAP Office, s.r.o. je dynamická společnost zajišťující kompletní servis v oblasti kancelářských potřeb a spotřebního materiálu s moderním centrálním skladem. Přes robustní ERP Helios působí ve všech regionech ČR, kde B2B zákazníkům nabízí bezkonkurenční a rychlý servis zásobování.
Výchozí situace před Aiviro
Náročné ruční zpracování každé nové objednávky začalo ve firmě být kritickým úzkým hrdlem. Objednávky chodí neustále v průběhu celého dne a vždy musí být na příjmu zpracovány ten samý den (kvůli zachování garance okamžitých dodávek logistikou).
Navíc velmi často nastával problém s vyřízením objednávek při plánované, anebo dokonce nárazové, neočekávané absenci zodpovědných zaměstnanců. Úmorně ruční a opakující se práce, která se nezastaví, si dříve či později vyžádala spoléhání na štěstí bez možnosti stabilní zastupitelnosti a nesla obrovskou náchylnost k nepříjemným chybám z nepozornosti a stresu.
Implementace
Na začátek byl nasazen samostatný Aiviro Robot specializovaný primárně na plnohodnotné zpracování došlých objednávek výhradně od klíčového VIP zákazníka, jehož tok dat z dotažených objednávek byl obrovský a s vysokou prioritou. Agenta od Aiviro jsme naučili zpracovávat objednávky od tohoto konkrétního klienta do systému do naprostého detailu, tj. napříč všemi drobnými položkami nákupu.
Při startu softwarového robota jsme okamžitě narazili na nečekané situace, se kterými se při úvodní formální analýze zkrátka nepočítalo. Vyskytly se anomálie – klient například doručoval položky se stejným kódem v jednom dokumentu vícekrát. Pro vizuálního Aiviro robota to ovšem nebyl blokátor; obratem jsme ho na tuto okrajovou variantu doučili. Robot nejprve bezúdržbově pracoval na testovací provozní databázi, a jakmile byl plně vycvičen, nasadil se rovnou na cvičné rutině přímo do ostrého provozu Heliosu.
Stav a výsledek dnes
Dnes Aiviro Robot obstarává a spolehlivě zpracovává všechny došlé objednávky od prioritního VIP zákazníka průběžně po celý běžný den, neomylně a okamžitě, jakmile přijdou fyzicky k dispozici.
- V závislosti na dnu se robot rutině zkoumání objednávek věnuje od 3 do úctyhodných 8 hodin práce na jeden zátah,
- Aiviro efektivně ukládá ověřené kopie PDF objednávky na připojené úložiště a následně je spolehlivě zřetězí v ERP systému objednávky v Heliosu pro oddělení skladu,
- Pro oddělení odbytu zbývá o 100 % více času na strategičtější činnosti – např. shánění a nákup položek pro zákazníky, které momentálně už nejsou k dostání na aktuálním skladě. Celosíťová logistika Interpap Office je teď k dispozici se skvělým časovým předstihem.
“Poté, co začernil ty nejotravnější záplaty nákupčího úseku, plánujeme nyní brzké rozšíření Robota taky na zpracování došlých faktur, předzpracování pohledávek nebo třeba diskrétní rozesílání zpráv zákazníkům o chybějících zásobách.” – Jan Jareš, vedoucí projektů z INTERPAP Office
Zaujalo vás to? Pojďme to probrat
Vyberte si volný termín, rádi vám ukážeme, jak by podobné řešení fungovalo u vás.
