Ray Service: Zpracování 2000 došlých faktur do Helios iNuvio s úsporou FTE

Případová studie s pro mezinárodně uznávanou strojírenskou a inovační společnost Ray Service (Staré Město, historie 30 let). Podnik je silným systémovým integrátorem elektromechanických kabelových svazků a montážních sestav, mimo jiné pro renomovaný letounový i obranný průmysl. Typická složitost zákazníků zahrnuje špičky jako Rheinmetall, Škoda Transportation nebo Bosch. Jelikož jsou dodávky strategické povahy spjaté s masivní fakturací, nasazení Aiviro robota ukázalo plný tah i mimo komfortní zónu základní automatizace.

Bolest před Aiviro: Stres v přijatých fakturách

Zahraniční faktury přicházely v nekontrolovaných nárůstech od subdodavatelů prakticky kdykoliv. Tým zaevidující došlou poštu fungoval spolehlivě jen pod neúprosným bičem bezchybnosti. Neexistoval buffer, obzvlášť, když oddělení čelilo nárazové absenci kolegů (nemoc) anebo při sezonních explozích objemů nakoupeného materiálu pro nové kontrakty. Proces započítal extrémní míru nudné, leč chybové manuální zadávací práce, kterou po letech už nikdo nově najatý zkrátka dělat nechtěl a ti zběhlí z ní odcházeli s vyhořením.

2 Měsíce analýzy a dožití pohody s botem

Aiviro Robot byl nasazen a nakonfigurován s úzkým zacílením na precizní automatizaci čtení PDF přijatých faktur. Následně provádí pokročilé inteligentní párování příjemky s přijatou fakturou do účetního Helios iNuvio. Po dvou měsících počátečního monitoringu byl robot testovacího sandboxování posazen na 100% ostrou základovou instanci Heliosu.
„Co můžeš udělat robotem, udělej, a máš hned jedny lidské ruce volné pro skutečnou práci,” vysvětluje Rostislav Očadlík k odvážnému nasazení nového řešení s Aiviro.

Dnes je zavedena robustní linka, kde robot převezme štafetu:

• Robot denně absorbuje a napáruje průměrně více než 2 000 přijatých faktur,
• Na první dobrou se úspěšně spáruje plných 50 % zaslaných mezinárodních faktur s nulovým vstupním dotykem lidského mozku!
• Ve zbylých, vysoce nestandardních podkladech a divokých cizojazyčných designech faktur ze subdodávek (ve kterých by kolabovaly veškeré optické modely) dokáže Aiviro 91 % potřebných polí beze zbytku validně navolit a ušetřit účetní desítky minut práce v zadávání před zkontrolováním.
• Kapacitně robot absorboval fantasticky – ačkoli firmě tržně narostly proplácené faktury o 80 % a zisk z emitovaných smluv o neuvěřitelných 170 %, oddělení back-office pro to vůbec nebylo nuceně přebujelým způsobem zdvojnásobeno, místo toho lidská síla narostla pouze o třetinu, čímž škálování podniku nepřineslo vyčerpání rozpočtu do mrtvé agendy.

Firma nyní škáluje bez masivního utrácení na personálních nákladech. Její “digitální účetní” už kromě pouhých faktur dovedně zpracovává úřady pro DPH, importované sklady pro reverzní logistiku zboží s vrácenými svazky z Asie, ale i doplňování hmotností k exportním dokumentům a složité celní procesy ve vizuálním zpracování PDF na úrovni člověka.