· Barbora Isteníková Fallstudien · 2 min read
Wie das Tschechische Fernsehen über 60.000 Rechnungen pro Jahr fehlerfrei mit Aiviro verarbeitet
Der Softwareroboter Aiviro automatisiert Eingaben in strenge IT-Systeme und eliminiert Routinearbeit. Er verarbeitet jährlich über 60.000 Rechnungen fehlerfrei.
Das Tschechische Fernsehen gehört zu den wichtigsten Medieninstitutionen des Landes. Sein täglicher Betrieb wird durch enorme Mengen an Lieferantenverträgen, Lizenzen und operativen Einkäufen getragen. Damit verbunden ist eine extreme Belastung der Finanz- und Buchhaltungsabteilung.
Herausforderung: Administrativer Aufwand und strenge interne Systeme
Jeden Monat mussten die Buchhaltungsmitarbeiterinnen Tausende eingehender Rechnungen bearbeiten, die nach einer visuellen Prüfung manuell sortiert und in ein robustes internes Buchführungssystem (Helios, SAP) eingegeben werden mussten. Das manuelle Abtippen von Fälligkeitsterminen, variablen Symbolen und Kostenstellen führte zu Erschöpfung, der Notwendigkeit von Überstunden am Monatsende und natürlichen menschlichen Tippfehlern. Eine Integration über eine klassische API war aufgrund der isolierten und streng geschützten Architektur der internen Systeme nicht möglich.
Aiviro als unfehlbares Teammitglied
Die Lösung war der Einsatz der Aiviro-Automatisierung. Im Gegensatz zu komplexen IT-Brücken wurde Aiviro als „digitale Buchhalterin” eingesetzt, die mit der Benutzeroberfläche genauso arbeitet wie ein durchschnittlicher Mitarbeiter. Aiviro liest eingehende E-Mails visuell, versteht die Struktur jeder beliebigen Rechnung unabhängig von deren visuellem Design, erkennt Schlüsseldaten und „klickt” und überträgt diese Daten selbstständig direkt in die interne Buchhaltungssoftware.
Sofortige Ergebnisse und strategische Entlastung
Der Roboter lässt sich nicht ablenken und leidet nicht unter Ermüdung:
- Über 60.000 Rechnungen pro Jahr werden nun vollautomatisch verarbeitet.
- Beseitigung der Fehlerquote: Einträge in das System sind immer zu 100 % korrekt.
- Zeitersparnis: Die durchschnittliche Arbeitszeit der Mitarbeiter hat sich gewandelt – statt mechanischem Kopieren von Kontrollcodes widmen sie sich nun Revisionen, Controlling und Finanzanalysen.
- Schnelle Amortisation (ROI): Die Implementierung erfolgte ohne Einbindung bestehender Entwickler, wodurch minimale Einstiegskosten und Zeitverzögerungen entstanden.
Dank des Softwareroboters Aiviro hat das Tschechische Fernsehen die langweilige Routinearbeit erfolgreich und diskret an einen digitalen Kollegen übertragen – ein Schritt, der ein enormes Ressourcenvolumen in Richtung Produktivität und Facharbeit zurückgeführt hat. Die Buchhaltungs- und Finanzabteilung begann deutlich effizienter zu arbeiten.
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